Monika ZbínováPred necelými dvomi rokmi som písala o Airmaile 2 a označila som ho za nekorunovaného kráľa e-mailov. Do istej miery to stále platí – dnes už Airmail 3 je naozaj dobrý mailový klient, ktorý má všetko, čo by mal mať, aj s verziami pre iPhone a iPad. A to je práve problém. Ale poďme od začiatku.
Používatelia e-mailu by sa dali rozdeliť do niekoľkých skupín. Tí, ktorí:
a) majú schránky plné neprečítaných správ a pri trochu šťastia a času sa dostanú k tým najdôležitejším, na ktoré (snáď) aj odpovedajú
b) stíhajú správy priebežne čítať a odpovedať na ne
c) v správach udržujú poriadok podľa nejakého vlastného systému
d) používajú metódu inbox zero
Zámerne skupiny nečíslujem, aby som nevyzdvihovala niektorý spôsob, ako maily manažovať. Každý má svoj systém a kým pre niekoho je e-mail len jeden zo spôsobov osobnej virtuálnej komunikácie (a oveľa viac využíva iné – napr. Messenger, Whatsapp atď.), pre ďalšieho to môže byť hlavný predajný nástroj vo firme.
E-mailový klient
Napriek tomu, že e-mail je univerzálny nástroj komunikácie, každý ho používa inak. Rovnako je to s mailovými klientmi – nech už používate akýkoľvek, robí v zásade to isté: sťahuje prijaté maily do počítača, aby ste k nim nemuseli pristupovať cez prehliadač.
Iný je jednak vzhľad programu (rozloženie, farby, písmo, atď.), ale najmä možnosti, ktoré okrem tejto základnej funkcie človeku ponúka. Či už pokročilejšiu správu s kontaktmi, prílohami či nástroje na dosiahnutie inbox zero. Preto sa nedá objektívne povedať, že je niektorý e-mailový klient (naj)lepší – každý skrátka slúži inej veci.
Priznám sa, že mne nikdy nepomohlo, keď som čítala o (často komplikovaných) systémoch e-mailovej produktivity druhých ľudí. Ten svoj systém si musí každý nájsť sám. Ja ten svoj opíšem len preto, lebo možno niekoho inšpiruje nájsť ten svoj.
Ako používam maily ja?
Celkom dlho som používala práve Airmail. Keď prišiel mail (a tých mi chodia denne desiatky), zapípala notifikácia a mail som si prečítala. Ak bol veľmi dôležitý, tak som ho vybavila hneď, prípadne ohviezdičkovala a snažila sa k odpovediam na takéto maily dostať aspoň raz za deň.
Vybavovanie e-mailov síce tvorí veľkú časť mojej pracovnej náplne, ale pri takomto systéme som mala pocit, že nerobím nič iné, len riešim maily. Keď som odpísala na posledný, už prišla odpoveď na prvý… poznáte to.
1. Vypnutie notifikácií
Prvým krokom k zlepšeniu mailovej produktivity bolo, že som si na Macu vypla notifikácie upozorňujúce na prichádzajúci e-mail. Tie mám zapnuté už len na Apple Watch, takže keď nejaký e-mail príde, krátkym pohľadom na ruku zhodnotím, či ide o mail, na ktorý čakám, resp. kde sa odo mňa žiada rýchla odpoveď, alebo môžem ruku opäť spustiť, do 5 sekúnd naň zabudnúť a môcť sa ďalej sústrediť na činnosť, ktorú práve vykonávam.
Toto bol naozaj dôležitý krok k zlepšeniu manažovania mailov a ak máte aj vy pocit, že sa v mailoch topíte, skúste si minimálne tie notifikácie vypnúť. Ak máte obsedantné myšlienky, pokojne schránku kontrolujte častejšie, hoci stačiť by malo 2x denne, ale neriešte maily ihneď – na to si vyhraďte konkrétny čas.
2. Zmena mailového klienta
Potom som objavila Newton (kedysi CloudMagic – appka pre iPhone, ktorú som používala dovtedy, kým svoju iOS appku neurobil Airmail). Zaujal ma najmä svojím čistým dizajnom – žiadne zbytočné farbičky, milión nastavení a funkcií. Newton výnimočne nepoužíva bežné rozloženie ako iní mailoví klienti (panel so zoznamom správ, vedľa detail vybraného mailu). Len focus na zoznam e-mailov, ktoré máte vo svojom inboxe, ktoré pred vami ležia ako na tanieri – vyrieš ma!
3. Inbox zero
O metóde inbox zero som počula už predtým, ale nevedela som mu prísť na chuť. Tento prístup predpokladá s tým, že s e-mailmi pracujete ako s úlohami (taskmi). Každý mail, ktorý vám pristane v schránke (či už je nový alebo súčasťou rozbehnutej konverzácie) je ako úloha, ktorú treba vyriešiť:
- urobiť to, čo sa v ňom píše a/alebo odpovedať naň
- odložiť ho na neskôr (technicky sa len presunie dočasne inde a po zvolenom čase sa objaví v inboxe opäť)
- archivovať (mail sa nezmaže, len sa presunie do archívu, teda sa k nemu môžete kedykoľvek vrátiť, vyhľadať ho)
- vymazať
S Newtonom som inbox zero začala používať úplne intuitívne. K tejto filozofii smerujú všetky prvky programu. Tým, že sa maily zobrazujú ako zoznam úloh, lákajú k tomu, aby ste ich spracovali. V detaile správy vidíte v náhľade predchádzajúce konverzácie (ak sú), no focus je na poslednú prijatú. Jednoduchými klávesovými skratkami na ňu môžete odpovedať (R), odložiť (T), archivovať (E), vymazať (backspace). Ak treba, aj presunúť do iného priečinka (M).
Okrem toho môžete samozrejme využiť aj ďalšie funkcie po prepojení programu s ďalšími službami (u mňa napr. Todoist, Evernote, Pocket).
Pri písaní alebo odpovedaní na správu sa vám otvorí opäť jednoduché okno, v ktorom nie je nič naviac. Napíšte e-mail adresáta, predmet a správu. Prílohy fungujú automaticky drag & drop. Veľmi som si zvykla na funkcie follow up – notifikácia o tom, že príjemca si prečítal môj mail a tiež pripomienka, ak mi daná osoba neodpovedala. Netreba si kvôli tomu dávať zvlášť pripomienky inde. Toto ocenia najmä ľudia, ktorí riešia rôzne obchody – ak sa zabudne ozvať klient, vy by ste zabudnúť nemali.
Do Newtonu som sa zamilovala práve preto, lebo dokáže všetko, čo moderný mailový klient má vedieť, ale zároveň je to v ňom tak implicitne zabudované, že na pohľad nepôsobí prehustene. Podobne ako distraction-free editory vám pomáha sústrediť sa na to, čo potrebujete urobiť. A to v prípade mailového klienta – zvládnuť svoje e-maily. Nemôžem povedať, že ich vybavovanie mi odvtedy spôsobuje potešenie, ale je to oveľa menšia pain in the ass.
Mám k nemu ale aj zopár pripomienok:
- 50 € za mesiac? Za mailového klienta? Ročne? To je naozaj dosť! Je pravda, že som bola už po pár dňoch rozhodnutá, že do toho idem, ale aj tak. Aspoň možnosť zaplatiť si to na lepšie vyskúšanie na kratšiu dobu, ale hneď dať 50 eur je určite pre mnohých veľa. Cez Black Friday (dnes posledný deň) bol v zľave za polovicu, tak možno príležitosť pre tých, ktorí sa boja investovať. Snáď bude aj na Vianoce nejaká akcia.
- Newton má krásne UI a skvelý support, ale pod kapotou sa nájde viacero nedostatkov. Keď v rámci inbox zero všetko archivujete a zrazu sa potrebujete dostať k nejakému mailu, je to občas problém. Čiže určite zlepšiť a zrýchliť vyhľadávanie.
- Okrem toho sa občas v inboxe objavia maily, ktoré som už vybavila. To je zase asi daň za nedokonalú synchronizáciu medzi zariadeniami.
4. Frekvencia vybavovania mailov
Čo keby som povedala, že maily vybavujem už len 3x týždenne? Uverili by ste mi? Klopkali by ste si na čelo? Ja, ktorá mám viac než 5 mailových schránok?
Ono to prišlo postupne:
- Najskôr som z mailov urobila opakujúci sa task na každý deň (Todoist som mala nastavený tak, aby mi každý deň pripomenul vybaviť maily). To znamená, že som nezačala s mailami hneď ráno, ale počas dňa som si našla čas, keď som všetky maily spracovala. (Keď sa tak stane, task je hotový a venujem sa ďalším veciam. Ak príde o 5 minút odpoveď alebo ďalší mail, neriešim – aj zajtra je deň.)
- Potom som skúsila ísť ešte ďalej – čo ak by som maily vybavovala len 3x týždenne? Áno, štandard pri pracovných mailoch je odpísať do 24 hodín. Lenže chodí aj množstvo mailov, ktoré nie sú také urgentné. Preto teraz maily oficiálne vybavujem len v pondelok, stredu a piatok. Pondelok preto, lebo mám zvyčajne plnú schránku po víkende – treba to prečistiť, poriešiť a rozviť konverzáciu vedúcu k novým projektom. Počkám si na odpovede, v stredu opäť hromadne poriešim a podobne urobím poriadok v mailoch v piatok pred víkendom.
- Je jasné, že sú maily, ktoré nepočkajú dva dni a je potrebné ich riešiť hneď. Tým sa venujem priebežne, ale je to oveľa menšia záťaž ako riešiť priebežne všetky maily.
Myslím, že hoci je dôležité vytvoriť si vlastný systém, netreba sa ho držať ako desatora. Buďte flexibilní a nebojte sa prispôsobiť danej situácii či obdobiu. Nedajte sa mailami zahltiť a skúste myšlienky z tohto článku skombinovať napr. s filozofiou hlbokej práce, ktorej princíp ma v poslednej dobe zaujal.
