10 rád pre profesionálne vyzerajúce dokumenty

Tvorba dokumentov je v súčasnej modernej počítačovej spoločnosti jednou zo základných podmienok prežitia. Tak ako sa kedysi posudzovala úroveň, inteligencia a vzdelanosť podľa písomných dokumentov, tak je to teraz prostredníctvom elektronických dokumentov všetkého typu.

Napísať a uložiť niečo vo Worde zvládne už malé dieťa, no vytvoriť príťažlivo vyzerajúci dokument, za ktorý sa nemusíme hanbiť, nech ide obsahovo o čokoľvek, chce veľa skúseností alebo aspoň vrodený cit pre detail.

Deti sa už na základných školách učia v rámci informatiky rôzne užitočné aj menej užitočné veci, úpravou dokumentov sa ale zaoberá málokto. Väčšina ľudí si myslí, že používanie formátovania (najlepšie tučné, kurzíva a podčiarknuté naraz), krikľavé farby a obstarožné kliparty nám zaručia vždy úspech.

Pritom aj tu platí, že menej je niekedy viac, a tak som si pripravila niekoľko rád, ako veľmi jednoducho môžete aj vy pripraviť profesionálne vyzerajúce dokumenty. Ak spomínam textový editor, hovorím o Worde, pretože ho používa najviac ľudí. Rovnako ale môžete pracovať aj s programami Open Office či Pages pre Mac.

  1. Nájdite štruktúru – každý dokument je písomný útvar, ktorý chce niečo povedať. Nájsť v ňom jasné oporné body by malo byť možné už z letmého prebehnutia pohľadom. Okrem toho, že uľahčíme jeho čitateľovi vnímanie textu (čím dlhší dokument je, tým je to vzácnejšie), pomôže to aj nám, aby sme mohli potom správne zvýrazniť podstatné časti.
  2. Použite len 1 typ formátovania – teda buď len tučné, kurzívu alebo podčiarknutie. Ich kombinácie už pôsobia neprirodzene a ťažko sa v texte rozlišujú. No aj pri jednoduchom formátovaní si treba dávať pozor. Najobľúbenejšie a typograficky najvhodnejšie je používanie tučného písma. V texte dobre upúta pozornosť, vynikne pri nadpisoch a neprekáža ani v súvislejšom texte. Kurzíva je na čítanie namáhavejšia, preto by sme ňou mali zvýrazňovať len kratšie úseky textu (max. 1 vetu). Podčiarknuté písmo pripomína hyperlinky z webových stránok, a tiež pôsobí rušivo, ak presahuje 1 riadok.
  3. Kontrastné písmo – ak ste niekedy počuli pojem typografia, tak možno viete, že základným typografickým delením písma je na patkové a bezpatkové fonty. Patkové písmo (nazývam ho dzindzíkové, angl. „serif“) sa používa v dlhších súvislých textoch, pretože sa pri ňom oči menej namáhajú (zrak sa po ňom lepšie kĺže). Vo Worde je klasickým patkovým písmom napr. Times New Roman. Bezpatkové písmo (angl. „sans-serif“) sa používa v kratších textoch, nadpisoch, príp. už aj v článkoch časopisov. Vo Worde je to napr. Arial. Kombináciou patkového a bezpatkové písma dosiahnete zaujímavý kontrast, ktorý dá vášmu dokumentu dokonalý vzhľad. Nepoužívajte Comic Sans – pre istotu vôbec, a vyhýbajte sa aj príliš ozdobným fontom, ktoré sú ťažšie čitateľné.
  4. Rôzna veľkosť písma – nebojte sa zväčšiť písmo, ak chcete povedať dôležitú myšlienku. A tiež zmenšiť ho, ak ide o nepodstatnejšie výpovede. Skombinujte patkový a bezpatkový font a každému nastavte rôznu veľkosť písma tak, aby bolo vidieť rozdiel na prvý pohľad. Objavíte mocný nástroj formátovania!
  5. Maximálne 2 farby – používanie množstva farieb býva najväčšou chybou pri úprave dokumentu. Ľudia si myslia, že ak chcú niektorou vetou upútať pozornosť, musia ju zvýrazniť farebne. A ak chcú zvýrazniť ďalšiu, použijú inú farbu. Je to veľký omyl. Vyberte si radšej 1-2 farby, nie krikľavé, ale dostatočne viditeľné (ideálne sú stredné hodnoty). Jednu môžete použiť pri napisoch, druhú pri zvýrazňovaní častí textu.
  6. Zväčšite riadkovanie – hoci východiskovo máme nastavené klasické, jednoriadkové formátovanie, nebojme sa ho v prípade potreby zväčšiť. Dobrou voľbou je riadkovanie 1,15, hlavne pri súvislejšom texte. Ten sa zväčšením riadkovania uvoľní a lepšie sa číta. Väčšie riadkovanie ale už voľte opatrne.
  7. Používajte odseky – dávať novú myšlienku na nový odsek nie je len školský výmysel. Text je prehľadnejší a kratšie odseky sa ľahšie čítajú. Na začiatok odseku ale nepridávajte medzery (ani medzerníkom, ani tabulátorom). Odsadenie odstavca má význam v knihách, v klasických dokumentoch pôsobí rušivo. Naviac, ak niekto bude po vás text upravovať, bude musieť ručne riešiť nepríjemnosť – zbytočné medzery.
  8. Odrážky a číslovanie s mierou – každý zoznam má svoju logiku. Odrážky sa používajú na vyratúvanie prvkov, ktoré nemajú medzi sebou zjavnú nadväznosť. Číslovanie v hierarchicky stupňovaných zoznamoch a v postupoch činnosti. Zoznamy typu a., b., c.,… sú vhodné pre vyratúvanie možností voľby, variantov. Word nám väčšinou vnucuje vlastné formátovanie zoznamov so svojským odsadením. Dajme si na začiatok námahu prispôsobiť ich podľa seba. Najvhodnejšie sú čo najjednoduchšie zoznamy (1., 2., 3.,… a., b., c., v prípade odrážok jednoduché čierne guličky alebo štvorčeky).
  9. Pozor na dvojité i zabudnuté medzery – toto sú už detaily, na ktorých si dáva záležať len málo ľudí. Pravidlá sú ale jasné, vo vete je za čiarkou aj bodkou medzera. Medzera sa dáva aj v dátume za každou bodkou. Ale iba jedna! Takisto pozor na medzery medzi slovami. Ak píšeme rýchlo a omylom klepneme do medzerníka viackrát, dajme si potom v dokumente vyhľadať dvojité medzery a nahraďme ich obyčajnými. Dvojité medzery spôsobujú diery v texte.
  10. Uložte dokument ako PDF – ukladanie do PDF obsahuje už aj Word a netreba na to používať žiadne ďalšie programy. Ak teda posielame dokument niekomu len na čítanie a vieme, že už ho nebude (alebo nemôže) nikto upravovať, uložme ho vo formáte PDF. Ten dokáže otvoriť každý a zabránime tak tomu, že každý bude vidieť naše dielo inak (napr. ak nemá nainštalované písmo, aké sme použili v dokumente, Word ho nahradí iným, ktoré môže narušiť dokument ako celok).

 

7 comments
  1. A ako je to s textom na webe? Od návštevníčky som dostal echo, že mám na stránke pätkové aj bezpätkové písmo, a preto je celý nový vzhľad zlý.
    Je to naozaj tak alebo je to len subjektívny dojem? :)

  2. Na webe sa používa skôr bezpatkové písmo, pretože na webe sú skôr kratšie texty, resp. viac členené. Moderná webová typografia používa patkové písmo práve pri kontrastných nadpisoch a pod. Záleží ale aj od charakteru textu. Napr. na blogu si viem predstaviť aj decentné patkové písmo.

  3. Ďakujem, v najbližšej dobe teda asi zmením všetky fonty na bezpätkové, i keď sa mi zdá, že ja mám to pätkové iba na nadpisoch. Každopádne ďakujem, doteraz som o tomto delení nevedel, ani som sa fontom bližšie nezaoberal :)

  4. vdaka moniqa, viem si tento text predstavit aj ako vyucovaciu hodinu angličtiny s vyuzitim IT, mozno to dakedy tak prepracujem… ale aj tak najlepsie je slovo “dzindzíkové” ..to je za 100bodov :)

  5. Len by som chcel upozornit autorku na zasadnu chybu v terminologii: petkove/bezpetkove pismo v ziadnom pripade nie je spravne oznacenie typu pisiem, ktore su v clanku oznacene ako “dzindzíkové”.Predpokladam ze mala autorka na mysli serifove/bezserifove pisma.Clanok ktory sa tvari ako typograficky by nemal v ziadnom pripade obsahovat taketo zaciatocnicke typograficke chyby!

  6. Monika, prosím ťa, tie dvojité medzery sa dajú automaticky vyhľadať? Ja si to viem prepnúť, aby som ich videla, ale zväčša ich tak či tak musím prácne vyhľadávať (t. j. musím celý dokument čítať so zapnutým “medzerovníkom” a sledovať, kde sú). Dá sa to aj jednoduchšie?

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

You May Also Like
prečítať

Prerušená pieseň

Minulý piatok sme sa boli pozrieť do Slovenskej národnej galérie na výstavu Prerušená pieseň (Umenie socialistického realizmu 1948…
prečítať